11h30 Restaurant Côté Sud, gare de Berne
Présents :
Philippe Nanzer, Président : PN
Alex Décotte : AD
Orith Tempelman : OT
Bernhard Im Oberdorf : BI
Roger Juillerat : Juju
Barbara Ender : BE (PV)
Excusé : Thierry Porchet : TP
BI nous transmet les salutations de Sylvia Stocker
PV
BE demande quelle est la procédure habituelle pour la publication du PV, faut-il la mettre sur le site ou pas. Nous décidons de la procédure suivante :
BE enverra le PV à tous les membres du comité pour approbation.
Ceux-ci répondront dans les plus brefs délais (max. une semaine après réception)
BE enverra le PV définitif à AD qui le mettra sur le site dans un endroit réservé aux membres du comité.
AD doit nous transmettre le mot de passe pour accéder à la partie privée du site. (Note : et ce n’est pas pt15 comme le croyait BE qui vient de vérifier.)
PN fera un petit résumé « Nouvelles du comité » signé par le président qui sera envoyé à tous les membres.
Action : BE, AD, PN
Secrétariat
BE explique qu’elle a été plusieurs fois chez Gefic pour reprendre des dossiers et voir comment était tenu le secrétariat (une fois en compagnie de PN). Les dossiers contenant les extraits de compte et les pièces comptables 2104 et 2015 sont maintenant chez BE, ainsi que les Cotisations 2014 et la correspondance pour le 40e anniversaire. Les autres dossiers et archives sont chez PN.
BE a aussi reçu une clé USB contenant tous les fichiers presstourism.ch. Elle dit qu’il est difficile de se retrouver dans les milliers de fichiers qui sont pour la plupart en Excel, avec beaucoup de doublons (p. ex. 8 fichiers avec les mêmes photos des membres), des noms peu explicatifs (il faut cliquer sur le fichier pour comprendre de quoi il s’agit). En essayant d’y mettre un peu d’ordre elle a créé d’autres documents simplifiés, et a choisi une seule police de caractères pour la correspondance, Arial 11 que vous voyez ici (car les anciens documents utilisaient des multitudes de polices ainsi que tout ce qui est possible de mettre en gras, italiques, soulignements, couleurs etc.)
En ce qui concerne les fournitures, on n’a plus de papier en-tête ni d’enveloppes imprimées avec le logo, ni de cartes de compliments. BE a demandé des devis pour l’impression de ces fournitures : en moyenne les imprimeries demandent environ 380 frs pour 1000ex.
Jusqu’à ce jour BE s’est débrouillée en imprimant elle-même les en-têtes etc., ainsi que les vignettes, qui n’ont coûté que 2,90 frs un paquet de 240 pièces (alors que les rouleaux de 500 imprimées par Lenzlinger les années précédentes coûtaient 224frs). Rappelons que nous avons besoin que d’une cinquantaine de vignettes pour les membres actifs et une trentaine pour les associés (total 85 membres).
Nous décidons de nous passer de papeterie imprimée et que BE continuera d’envoyer le courrier par mail ou avec les en-têtes imprimées chez elle.
PN propose d’acheter un téléphone pour l’utilisation du secrétariat qui pourrait se transmettre ensuite. Le numéro est : 031 528 08 68. Nous lui demandons de prendre un modèle utilisant le wifi.
PN propose aussi de créer des adresses e-mail presstourism.ch pour ceux qui le désirent. Nous avons déjà presidence@presstourism.ch et secretariat@presstourism.ch.
Action : PN
Comptes
Les comptes pour l’exercice de la demi-année 2015 ont été établis par Gefic et signés par les vérificateurs de comptes. Les membres du comité ont tous reçu une copie par mail avec l’ordre du jour de cette réunion. BE ne comprend pas le sommaire sur la feuille, soit :
CHF 9’513.05
(bénéfice CHF 2’926.29)
Balance CHF 9’513.05
Il lui semble que le total des produits, CHF 12’440.00, devrait figurer en première place.
C’est une question à poser aux vérificateurs de comptes qu’il faudra convoquer pour contrôler les comptes du 2e semestre qui ont été calculés par BE. Les membres du comité ont également reçu une copie des dépenses. Une petite correction demandée dans l’intervalle par OT a été faite.
Il y a actuellement environ 17’000 francs en caisse : 25 membres n’ont pas encore payé leur cotisation, et on peut encore attendre 4,000 frs de la part des membres personnes morales, pour lesquels le délai de paiement était fixé au 29 février (peut-être serait-il possible de leur mettre le délai de fin décembre pour les cotisations 2017…). Quand faut-il envoyer un rappel aux membres qui ont oublié… ? (question pas résolue).
Il faut noter que certaines factures du 2e semestre n’ont pas été payées car il y a eu des problèmes dans le transfert du titulaire du compte. Ces dépenses seront reportées sur les comptes 2016. PN a maintenant les signatures requises et pourrai prendre en main les remboursements. Reste à déterminer définitivement qui de lui ou de BE fera les paiements. Il est important que les pièces comptables et les factures restent au secrétariat pour établir les comptes. Nous décidons que BE garde l’original des factures ; elle en fera des copies qu’elle enverra à PN pour remboursement. Normalement BE pourra prendre les extraits de compte sur Postfinance ; pour l’instant c’est toujours Gérard Blanc qui les relève et les envoie.
Nous rappelons aux membres du comité qu’ils ont droit à 30frs de défraiement pour chaque réunion de comité plus les frais de transport. (Envoyer les notes de frais à BE)
Vu les complications mentionnées dans les rubriques Comptes et Secrétariat, PN propose d’installer le logiciel WinBIZ pour mieux gérer et moderniser la base de données. BE lui enverra le document Excel à jour ; il pourra ensuite importer les informations, ce qui devrait faciliter le contrôle des cotisations, la liste d’adresses pour le répertoire, etc. BE et PN doivent prévoir une rencontre chez PN pour se familiariser avec ce logiciel.
Action : BE, PN et les autres membres du comité pour les notes de frais
Communication
BE mentionne qu’elle préfère contacter les membres par e-mail plutôt que par téléphone, premièrement pour ne pas déranger… mais surtout pour garder une copie écrite (car parfois sa mémoire flanche). Lorsqu’un mail reste sans réponse elle a tendance à angoisser, alors elle demande que vous répondiez, même si c’est juste un « OK » ou un « vu »… Pour éviter que les mails se perdent dans la masse de spam qui nous envahit, elle mettra dorénavant toujours « presstourism.ch » au début de l’objet de chaque mail.
Action : BE
Concours
Nous regrettons que TP n’ait pas pu venir à la réunion mais sommes sensibles au fait qu’on ne peut pas refuser des mandats. Nous apprécions le grand travail qu’il a fait pour organiser ce concours qui nous a beaucoup plu et diverti. A refaire par la suite.
Néanmoins, nous avons tous été déçues par le choix du vainqueur, car cette photo de mer bleue pourrait être n’importe où dans le monde. Il n’y a rien qui définit la Turquie ni la région de Balikesir. Par contre, les autres photos soumises par le même concurrent étaient magnifiques ! Le système de points nous paraît peu clair et nous nous demandons quelles étaient les critères des juges. Nous trouvons également qu’il était difficile de se conformer au thème « onirique », que certaines soumissions n’étaient pas oniriques du tout, et que les participants ont peut-être écarté leurs photos les plus réussies pour se conformer au thème.
A prendre en compte pour la prochaine fois :
- Rendre transparent les critères de jugement
- Insister que le lieu soit reconnaissable
- Limiter les soumissions à trois par personne
- Faut-il imposer un thème ?
AD voudrait utiliser le site pour mettre en valeur non seulement les photos soumises au concours mais aussi faire « une vitrine » des plus belles photos de tous les membres, ce qui devrait aussi faire plaisir à nos hôtes en Turquie. On peut faire un message circulaire ?
Action : TP, AD
Articles sur Balikesir
Gérard Blanc et Mme Demirel se sont inquiétés à plusieurs reprises auprès de BE pour les articles des membres actifs présents à l’AG de Balikesir, Mme Demirel devant s’expliquer à son chef et Gérard disant que le manque d’articles le met dans une fâcheuse position (ainsi que presstourism.ch tout entier) vis-à-vis des autorités des OT en Turquie. (Gérard lui-même doit publier quelque chose dans Je pars.)
PN souligne le danger de survendre les possibilités des journalistes et de décevoir les gens qui nous reçoivent.
Juju nous explique les réticences de son rédacteur en chef lorsqu’il a proposé un article pour cette région, et AD pense aussi que l’intérêt est faible, vu la situation politique, et surtout depuis l’arrivée en masse des migrants sur les côtes de Lesbos tout proche. On se demande comment convaincre les rédacteurs en chef – la question reste en suspens… Il faut admettre que peu de nos membres ont la possibilité de décider d’eux-mêmes ce qu’ils peuvent publier.
Véronique Coppey a envoyé une copie de son article au secrétariat ; OT a publié un article dans Wendezeit 2/16 et BI dans Vision éd. Hiver 2016.
Et la publication de nos photos sur le site devrait améliorer la situation…
L’association en général
PN a beaucoup réfléchi au but de l’association et cherche un moyen de la dynamiser. On se demande aussi quels avantages peuvent en tirer les personnes morales (associations etc.) qui paient une cotisation importante pour nous soutenir.
BI et PN, qui connaissant certaines associations membres personnellement, proposent de prendre contact avec les responsables pour voir ce que nous pouvons nous apporter mutuellement.
BI nous révèle que le nombre d’écrivains appartenant à l’association Swiss Travel Writers a beaucoup diminué et que les membres sont pour la majorité dans les relations publiques (Bernard, c’est bien ce que tu as dit ? je me relis mal…)
Pour sa part, AD est très pessimiste et pense que le presstourism.ch vieillissant n’a que 5 ou 6 ans devant lui, si on n’arrive pas à convaincre les journaux à publier des articles sur le tourisme. Comment faire venir les jeunes journalistes ?
Juju dit que les rédacteurs en chef ne veulent plus laisser les journalistes faire des voyages pour écrire des articles.
PN suggère qu’on pourrait essayer de persuader les journaux de faire une rubrique voyages en utilisant des articles fournis par presstourism.ch
Nous devrions également utiliser le fonds journalistique dont nous disposons pour fournir du matériel pour le site. Les membres ont plein d’anecdotes à raconter (p.ex. Roland Zufferey qui a un grand stock de photos et d’histoires)… le monde moderne étant axé sur les blogs et les récits courts plutôt que des guides ou des articles dans les journaux.
On devrait demander aux membres qui publient des articles à ajouter la mention presstourism.ch après leur nom (pour faire un peu de pub).
Action : PN, BI
Répertoire
PN le prend en charge et le fera imprimer chez Roland Zufferey, une fois le WinBIZ installé. On commence avec 100 exemplaires et nous pourrons réimprimer d’autres par la suite.
(Note de BE : je me propose pour la lecture d’épreuves avant impression).
Action : PN
Modification statuts
Décision après discussion : Chaque membre du comité doit relire les statuts et proposer d’éventuelles modifications. SVP envoyer vos suggestions chez BE qui rassemblera le tout, prêt pour la prochaine réunion de comité.
Action : tous les membres du comité
Réunion et séance de réflexion
Nous réserverons un samedi en avril (le 2, 9 ou 16) pour une réunion de comité le matin (11h-13h), un repas puis une séance de réflexion (avec invités) l’après-midi, à Yverdon. BE enverra un Doodle et vous demande de vous inscrire rapidement pour permettre à Juju de procéder avec l’organisation.
Action : BE, Juju
AG 2016
OT consulte les statuts pour confirmer que l’AG doit se tenir avant la fin du 1er semestre. Vu le temps qui passe, Juju nous propose de le tenir en Suisse, dans le Nord Vaudois, un samedi, le matin, avec visites intéressantes l’après-midi. Les AG précédents qui ont eu lieu en Suisse ont attiré peu de monde, c’est pourquoi PN propose comme incitation d’organiser un voyage de presse en septembre, avec préférence donné aux membres ayant participé à l’AG. Pour ne pas pénaliser ceux qui sont en voyage ou ont d’autres empêchements, nous comprenons par « participation » ceux qui ne sont pas présents mais qui votent par procuration. Ce voyage de presse aurait lieu en Ukraine (PN est en discussion) ou, comme suggéré par AD, en Iran, une destination qui monte (contacts à prendre, tout à organiser…). Dates proposées pour l’AG : le samedi 28 mai, le samedi 18 juin ou – de préférence pour Juju, le samedi 25 juin. Décision à prendre rapidement car Juju doit prendre contact avec les responsables du tourisme.
Action : BE, Juju
Séance levee à 15h
BE/10.2.2016